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Vorstellungsgespräch vorbereiten

Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch

Wenn Sie sich penibel an die Vorgaben halten, werden Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch (Interview) erhalten. Der potenzielle Arbeitgeber zeigt auf Ihre Bewerbung hin Interesse, Sie näher kennenzulernen, um feststellen zu können, ob Ihre Fähigkeiten und insbesondere die Persönlichkeit zur Unternehmenskultur passen.

Der nächste Schritt besteht aus einer gründlichen Vorbereitung auf das Gespräch. Vergessen Sie nicht: Der Erfolg ist planbar und er besteht zu 80 % aus der theoretischen Vorbereitungsphase auf das Bewerbungsgespräch und zu 20 % aus der praktischen Durchführung vor Ort.

Anbei erhalten Sie einen Leitfaden, der Sie bestens auf den Termin vorbereitet. Wenn Sie all dies wissen, werden Sie sich von den Fragen, die im Vorstellungsgespräch gestellt werden, nicht überraschen lassen.

Das Interview wird häufig als die größte Hürde im Bewerbungsprozess empfunden, doch dies muss nicht zwingend der Fall sein. Für introvertierte Menschen ist es eine große Überwindung, ihre Persönlichkeit vor Fremden zu vermarkten. Es ist aber lediglich eine Übungssache: Seien Sie fleißig und Sie werden sich bald zu einem Experten entwickeln. Und auch mit der Zeit werden Sie sicherer: Je mehr Vorstellungsgespräche Sie absolviert haben, desto einfacher wird Ihnen die Vorstellung für einen Job fallen.

Zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden, entpuppt sich als eine wesentlich größere Herausforderung. Sie haben bereits mit Ihrem Lebenslauf überzeugen können, ohne die Möglichkeit zu haben, aktiv in den Entscheidungsprozess einzugreifen. Sie haben sich in die beste Position manövriert. Herzlichen Glückwunsch! Wer aber A sagt, muss auch B sagen. Sie wollen den guten Eindruck auch im Bewerbungsgespräch bestätigen.

Die Vorbereitung ist vielschichtig und erfordert ein analytisches Vorgehen. Nutzen Sie die bereits vorhandenen Kenntnisse über Ihre Fähigkeiten, Fertigkeiten, Interessen, Werthaltungen und besonderen Leistungen. Informieren Sie sich tiefgründig über das Unternehmen und die Position, auf die Sie sich bewerben. Das kann der entscheidende Vorteil sein. Üben Sie die Beantwortung der Standardfragen sowie der spezifischen, funktionsbezogenen Fragestellungen. Darüber hinaus ist es ratsam, dass Sie sich mit der vorherrschenden Kleiderordnung, dem Ort des Interviews, der Erwartungshaltung des Arbeitgebers und mit den Benimmregeln (Mimik, Gestik, Gesprächsführung) vertraut machen.

Der Grad dessen, wie Sie sich vorbereitet haben, demonstriert die Qualitäten, die Sie im Beruf auszeichnen:
Initiative, Agilität und unternehmerisches Denken werden dem Gesprächspartner positiv auffallen.
Das Vorstellungsgespräch ist stets eine einmalige Gelegenheit, mit der Kostprobe Ihrer Fähigkeiten und Charaktereigenschaften in den Köpfen der Entscheidungsträger einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und sie von Ihrer Eignung zu überzeugen. Wenn Sie sich umfassend vorbereiten, den Ablauf detailliert planen und für die Arbeitsstelle aus Überzeugung kämpfen, dann haben Sie die besten Chancen, eine Zusage zu erhalten.

Bedenken Sie, dass das Unternehmen sehr viel Zeit, Aufwand und Kosten investiert hat, um Sie für sich zu gewinnen. Das Unternehmen bzw. die Personaler haben:
1. eine Anzeige für diesen Job geschaltet
2. einen Headhunter oder Rekrutierungsagentur engagiert,
3. eine Stellenbeschreibung definiert und zur Bewerbung aufgefordert,
4. ein Anforderungsprofil der Bewerber festgelegt,
5. Verträge vorbereitet,
6. interne Prozesse umstrukturiert und
7. ein Einarbeitungsprogramm entworfen und organisiert.

Der Arbeitgeber hat seine Hausaufgaben gewissenhaft erledigt und erwartet, dass Sie für einen produktiven und für beide Seiten gewinnbringenden Austausch bestens vorbereitet sind. Eine falsche Personalauswahl hat enorme Folgewirkungen für das Unternehmen, die weit über die finanziellen Effekte hinausgehen. Deswegen werden die Entscheider äußerst vorsichtig vorgehen.

Berufliche Stellungnahmen vorbereiten

Während des Vorstellungsgespräches werden Ihnen allgemeine Fragen gestellt, mit der Absicht, Ihre grundlegenden Persönlichkeitsmerkmale zu spezifizieren.

Hierzu haben sich unterschiedliche offene Fragen bewährt:
– „Erzählen Sie mir mehr über Ihre Person.“
– „Was für ein Managertyp sind Sie?“
– „Welche Stärken zeichnen Sie aus?“

Diese Fragen zu Beginn verlangen nicht nach bestimmten Antworten, die als richtig oder falsch kategorisiert werden können. Sie lassen Ihnen die Möglichkeit offen, das Thema genau zu bestimmen und den Gesprächsverlauf zu lenken! Ergreifen Sie die Initiative und äußern Sie die gedanklich vorbereiteten Stellungnahmen, aber vergessen Sie nicht, Argumente für Ihre Behauptungen zu liefern oder zumindest bereitzuhalten.

Ihre zentrale berufliche Stellungnahme ist ein Monolog über 20 Sekunden, der Ihre wichtigsten und entscheidenden Fertigkeiten, Verhaltensweisen, Kenntnisse und Erfahrungen in prägnanter Kürze zusammenfasst, wie z.B.:
„Die größten Stärken, die mich auszeichnen, sind die Motivation, die Erfolgsorientierung und die bereits 23 Jahre andauernde Erfolgsbilanz bei der Abwicklung bedeutender Projekte von der Bestimmung des Auftrages bis zur Überprüfung der Anwendung nach der Implementierung.“

Oder:
„Meine gesamte berufliche Laufbahn habe ich im Personalwesen verbracht und
habe dabei einen enormen Erfahrungsschatz, über alle Bereiche der Personalarbeit hinweg, gesammelt. Vielfältige Erfahrungen habe ich durch die Mitarbeit in gemischten Teams oder durch die Einsätze in verschiedenen Industriezweigen gewonnen. Es existiert nicht viel, was ich in der Personalarbeit nicht kennengelernt habe.“ Ein nicht zu unterschätzender Vorteil besteht darin, diese Stellungnahmen im stillen Kämmerlein zu entwerfen und sie zu verinnerlichen. Sie können ohne großen Aufwand angepasst werden, in Abhängigkeit davon, welche Fragen Sie beantworten
müssen. Damit lenken Sie die Inhalte des Gespräches bewusst und wirken zu jedem Zeitpunkt abgeklärt und souverän. Wenn Sie den günstigen Zeitpunkt erkennen, greifen Sie immer auf die vorbereiteten Argumente zurück, womöglich in leicht abgewandelter Form.

Folgende Beispiele verdeutlichen diese Strategie:
A:„Welche Stärken zeichnen Sie aus?“
B: „Meine gesamte berufliche Laufbahn habe ich im Personalwesen verbracht und
habe dabei einen enormen Erfahrungsschatz, über alle Bereiche der Personalarbeit hinweg, gesammelt. Vielfältige Erfahrungen habe ich durch die Mitarbeit in gemischten Teams oder durch die Einsätze in verschiedenen Industriezweigen gewonnen. Es existiert nicht viel, was ich in der Personalarbeit nicht kennengelernt habe. Das Einfühlungsvermögen bzw. die Fähigkeit, sich mit allen Menschen zu identifizieren und ihre Bedenken und Ängste feinfühlig zu neutralisieren, ist meine große Stärke. Diese besondere Eigenschaft hat mir enorm geholfen, die Teams zu einer produktiven
Einheit zu formen.“

Auf diese Art und Weise nutzen Sie Ihre Stellungnahme als eine Grundthese, die Sie aus Überzeugung vertreten. Sie greifen nicht auf die Standardantworten à la „Meine Stärken sind A, B und C“ zurück, die uninspiriert wirken, sondern bestechen durch eine nachvollziehbare und stringente Argumentationsstruktur. Sie beeinflussen den Gesprächspartner, noch bevor Sie die Frage beantworten und fügen einen weiteren Beweis hinzu, dass das Unternehmen schlecht beraten wäre, auf Sie zu verzichten. Des Weiteren wirken solche Antworten professionell und wie aus einem Guss. Dieses Bild verfestigt sich allmählich im Bewusstsein Ihres Gegenübers zu einer äußerst positiven Gesamtbeurteilung.

Ein weiteres Beispiel:
A: „Was für eine Führungspersönlichkeit sind Sie?“
B: „In erster Linie bin ich eine hoch motivierte und leistungsorientierte Führungskraft. Entschlossen zu sein und dabei fair zu agieren, ist die Erfolgsformel, die sich in meiner 23-jährigen Projektarbeit immer wieder bewährt hat. Da ich ausgesprochen motiviert bin, fällt es mir leicht, andere Teammitglieder zu motivieren und zu Bestleistungen anzuspornen.“

Sie verwenden Ihre wohlüberlegte Stellungnahme, um Antworten dieser Art den entscheidenden Feinschliff zu verleihen! Mit einer intensiven Vorbereitung werden Sie ungeahnte Ergebnisse erzielen und unabhängig vom Ausgang des Vorstellungsgespräches mit sich selbst zufrieden sein in der Gewissheit, alles für den Erfolg unternommen zu haben.

Übung
Stellen Sie sich drei Stellenangebote vor, für die Sie eine Bewerbung verfassen möchten und schreiben Sie für jede dieser Funktionen eine zentrale berufliche Stellungnahme.

Kraft der Besonderheit

Zusätzlich zu einer griffigen und authentischen Stellungnahme benötigen Sie
zwingend eine Antwort auf die Frage:
„Bitte erklären Sie mir, warum wir uns ausgerechnet für Sie entscheiden sollten.“

Die Frage wird Ihnen vermutlich nicht in dieser Deutlichkeit gestellt werden, aber das Gespräch wird sich darauf zuspitzen und Sie werden es ohne Umschweife auf den Punkt bringen müssen, was Sie dem Unternehmen bieten können.

Ihr Trumpf in diesem Augenblick heißt „Alleinstellungsmerkmal“. Dieser Begriff bezeichnet eine herausragende Eigenschaft, die einen einzigartigen Vorteil verspricht. Im englischsprachigen Raum wird es als „unique selling proposition“, kurz USP, bezeichnet, was ein „einzigartiges Verkaufsversprechen“ bedeutet.

In der Tat befinden Sie sich in einem Wettbewerb mit zahlreichen anderen Kandidaten und benötigen ein gewichtiges Argument, dass Sie sich im neuen Arbeitsumfeld von den restlichen Bewerbern leistungsmäßig deutlich abheben werden. Dabei ist eine originelle Formulierung der Alleinstellungsmerkmale vonnöten und keine inspirationslosen Standardaussagen wie: „Ich bin teamfähig“ oder „Ich bin pünktlich und zuverlässig“.

– Wodurch unterscheiden Sie sich von anderen?
– Was macht Sie so besonders?
– Woraus besteht Ihre Einzigartigkeit?

In der Regel werden am Ende eines langen Bewerbungsprozesses nur eine Handvoll Bewerber alle Kriterien erfüllen:
– die nötige Qualifikation und Berufserfahrung aufweisen,
– im Vorstellungsgespräch beeindrucken können und
– sich bestens in die Unternehmenskultur integrieren.

Die Alleinstellungsmerkmale werden die Entscheidung herbeiführen. In einem Kopfan-Kopf-Rennen sind sie der ultimative Faktor, der Sie als den herausragenden Mitarbeiter für diesen Job identifiziert, auf dessen Beitrag das Unternehmen langfristig bauen möchte.

Übung
„Zählen Sie Ihre Alleinstellungsmerkmale auf und begründen Sie diese.“
„Was macht Sie zu einem einzigartigen Menschen?“
„Wodurch heben Sie sich aus einer Gruppe von gleichwertigen Aspiranten heraus?“

Erfolgsaussichten erhöhen

In der Analyse eines Vorstellungsgespräches finden sich immer wieder bestimmte Aussagen, die anders hätten dargestellt werden müssen oder gar nicht hätten angesprochen werden sollen.

Eine gute Vorbereitung und die Berücksichtigung praktischer Tipps reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sprachlos und unentschlossen auf unerwartete Fragen reagieren. Das Bewerbungsgespräch ist die einzige Gelegenheit, die Sie erhalten werden, um den werbenden Arbeitgeber von Ihrem Potenzial zu überzeugen und von möglichen Schwächen abzulenken. Sie zeigen sich von der besten Seite, legen Ihre bisherigen Ergebnisse und Erfolge dar, setzen auf Ihre Überzeugungskraft und die scheinbar logische Schlussfolgerung, dass die vergangenen Errungenschaften auf die zukünftigen Ergebnisse schließen lassen.

Um ein möglichst reibungsloses Gespräch zu führen, fassen Sie Ihre Erfolge, die Schlüsselfähigkeiten für die angebotene Funktion und Ihre Stärken im Voraus zusammen.

Vergessen Sie nicht, dass die Personaler nur das einschätzen können, was
Sie ihnen schriftlich oder mündlich mitteilen. Sie sind keine Hellseher oder Zauberer! Darum können Sie nicht erwarten, dass sie die Qualität Ihrer Leistungen oder Ihre Stärken und Defizite präzise einschätzen werden. Sie sind auf Ihre Angaben in den Bewerbungsunterlagen sowie die mündlichen Aussagen angewiesen. Darüber hinaus werden Sie danach beurteilt, wie Sie auftreten und was Sie mitzuteilen haben. Ihre Gesprächspartner wissen sehr wenig über Sie und deswegen sollen Sie nicht in bester Absicht alle Einzelheiten preisgeben.

Daher tun Sie gut daran, sich darauf vorzubereiten – dies ist Ihr entscheidender Vorteil, um für diesen Beruf zu überzeugen! Formulieren Sie bis zu 20 besondere Leistungen, Stärken, Fähigkeiten und Persönlichkeitseigenschaften, die Sie während des Gespräches flexibel und unmittelbar abrufen können.

Eine besondere Vortragsweise ist erforderlich, wenn Sie über Ihre Stärken referieren. Sie sind bestrebt, die Ausführungen aufrichtig und mit absoluter Überzeugung darzulegen, ohne dass Sie dabei eingebildet und selbstgefällig wirken. Vermeiden Sie beispielsweise die Aussage: „Mit Menschen kann ich sehr gut umgehen.“ Schildern Sie stattdessen ein Ereignis aus Ihrem beruflichen Erfahrungsschatz, das die Stärke deutlich aufzeigt und argumentativ stützt. Seien Sie auf keinen Fall schüchtern! Sein Licht unter den Scheffel zu stellen, hat im Vorstellungsgespräch nur Nachteile.

Im obigen Beispiel, in dem Sie sich auf eine Stelle im Personalwesen beworben haben, können Sie feststellen:
„Meine Hauptstärke liegt im zwischenmenschlichen Bereich. Während meiner Tätigkeit im großen Personalbereich mit über 50 Mitarbeitern musste ich mich im Team bewähren und darüber hinaus vielschichtige individuelle Anforderungen in eigener Regie erfüllen. Täglich stand ich im direkten Kontakt mit den Kollegen aus anderen Bereichen und unterstützte sie dabei, ihre Aufgaben und Problemstellungen bestmöglich zu bewältigen.“

Sie können nun nachvollziehen, wie die einfache Frage „Welche Stärken zeichnen Sie aus?“ zu Ihrem Vorteil genutzt werden kann.

Die nachfolgende Analyse zeigt die Wirkung, die Ihre Antwort entfaltet, auf:
„Meine Hauptstärke liegt im zwischenmenschlichen Bereich. Während meiner Tätigkeit im großen Personalbereich mit über 50 Mitarbeitern musste ich mich im Team bewähren und darüber hinaus vielschichtige individuelle Anforderungen in eigener Regie erfüllen. Täglich stand ich im direkten Kontakt mit den Kollegen aus anderen Bereichen und unterstützte sie dabei, ihre Aufgaben und Problemstellungen bestmöglich zu bewältigen.“

Zunächst haben Sie Ihre Stärke hervorgehoben – „der Umgang mit Menschen“. Danach haben Sie konstatiert, dass Sie bereits im Personalwesen gearbeitet haben, was ein äußerst wichtiger Punkt ist, da Sie sich um einen der Jobs im Personalwesen bemühen („während meiner Tätigkeit im großen Personalbereich“).

„Mit über 50 Mitarbeitern“ signalisiert, dass Sie sich in ein großes Team integrieren und dabei mit erfahrenen Kollegen harmoniert haben.
Daraufhin haben Sie weitere Stärken und Eigenschaften angeknüpft: „im Team
bewahren“ und „vielschichtige individuelle Anforderungen in eigener Regie erfüllen“. Dies unterstreicht, dass Sie ein effektives Teammitglied sind, das sowohl gemeinsam mit Kollegen als auch auf sich allein gestellt zielgerichtet und erfolgreich arbeitet. Sie können sich unterordnen, sind aber gleichzeitig nicht vollkommen auf die Leistung anderer angewiesen.

„Täglich stand ich im direkten Kontakt mit den Kollegen aus anderen Bereichen“ ist ein weiterer Indikator dafür, dass Sie Ihre Stärke täglich eingesetzt haben und einen aktiven Austausch mit allen Mitarbeitern des Unternehmens gepflegt haben. Diese für Sie selbstverständliche Voraussetzung kann sich auch in der neuen Funktion nur als vorteilhaft erweisen.

Zuletzt verweisen Sie auf die besonderen Qualitäten wie Hilfsbereitschaft und Freundlichkeit im kollegialen Umgang, indem Sie als Berater und Problemlöser in kritischen Situationen aufgetreten sind: „unterstützen sie dabei, ihre Aufgaben und Problemstellungen bestmöglich zu bewältigen.“

Verwenden Sie die folgende Struktur, wenn Ihnen die offenen Fragen gestellt werden:
1. „Eine meiner wichtigsten Stärken ist, dass …“ (Stärke benennen)
2. „In der Vergangenheit habe ich …“ (Verknüpfen Sie die Stärke mit einer beruflichen Erfahrung)
3. „Was bedeutet, dass…“ (Zeigen Sie die vorteilhafte Konsequenz dieser Stärke auf)
Eine sehr gelungene Antwort hält diese Struktur ein und wirkt wie aus einem Guss:
„Eine meiner wichtigsten Stärken liegt darin, dass ich mit unterschiedlichen Menschen unter schwierigen Rahmenbedingungen der Extremsituationen erfolgreich umgehen kann. In der Vergangenheit habe ich dies bei zahlreichen Gelegenheiten unter Beweis gestellt, als es erforderlich war, unbeliebte Entscheidungen zu kommunizieren und
durchzusetzen. So habe ich als Personalleiter einige Kündigungswellen oder die notwendigen Lohnkürzungen begleitet. Das half mir, die Fähigkeiten zu entwickeln, um diese komplexen Problemstellungen, die im Personalwesen unvermeidlich sind, zu bewerkstelligen.“

Übung macht den Meister!

Übung

Zählen Sie fünf Ihrer besonderen, wichtigsten Stärken auf und belegen Sie diese mit entsprechenden Nachweisen.

Nutzen Sie den vorgestellten Aufbau:
1. „Eine meiner wichtigsten Stärken ist, dass …“ (Stärke nennen)
2. „In der Vergangenheit habe ich …“ (Verknüpfen Sie die Stärke mit einer beruflichen Erfahrung)
3. „Was bedeutet, dass …“ (Zeigen Sie die vorteilhafte Konsequenz dieser Stärke auf)

Übung
Verfassen Sie eine Aufstellung der:
– fünf Schlüsselqualifikationen, die Sie im bisherigen beruflichen Werdegang erworben haben. Wie werden Sie von diesen Fähigkeiten in der neuen Funktion profitieren?
– fünf wichtigsten Erfolge in Ihrem Berufsleben;
– fünf wichtigsten Erfolge abseits des Berufes.